Data Retention Policy
Política de retención de datos
Plain-language summary: While you are a customer, we keep your operational data as long as you need it. If you cancel, you get 30 days to export everything. After that, we permanently delete your data within 90 days, keeping only anonymized security logs for up to 12 months and the minimum billing records required by law.
En lenguaje claro: Mientras sea cliente, conservamos sus datos operativos el tiempo que los necesite. Si cancela, tiene 30 días para exportar todo. Luego eliminamos permanentemente sus datos en 90 días, conservando solo bitácoras de seguridad anónimas por hasta 12 meses y los registros contables mínimos que exija la ley.
1. Scope
1. Alcance
This policy covers how long Condo Manager stores the data you entrust to us, and what happens at each stage of the customer lifecycle. It complements our Data Usage & Privacy Policy.
Esta política describe por cuánto tiempo Condo Manager almacena los datos que nos confía y qué sucede en cada etapa del ciclo del cliente. Complementa nuestra Política de uso de datos y privacidad.
2. Retention while you are an active customer
2. Retención mientras es cliente activo
While your subscription is active, your community operational data (residents, payments, visitors, documents, etc.) is retained for as long as you need it. You control deletions inside the product. We do not automatically purge records on our side while the subscription is active.
Mientras su suscripción esté activa, los datos operativos de la comunidad (residentes, pagos, visitas, documentos, etc.) se conservan el tiempo que los necesite. Usted controla las eliminaciones dentro del producto. No purgamos registros automáticamente mientras la suscripción esté activa.
3. Retention by data category
3. Retención por categoría
| Data categoryCategoría | Retention during serviceRetención durante el servicio | After cancellationTras la cancelación |
|---|---|---|
| Community operational data (residents, units, payments, visitors, maintenance, documents)Datos operativos (residentes, unidades, pagos, visitas, mantenimiento, documentos) | As long as you keep them in the productMientras los mantenga en el producto | 30-day export window, then deleted within 90 days30 días para exportar, luego eliminado en 90 días |
| Account data (user profiles, roles, password hashes)Datos de cuenta (perfiles, roles, hashes) | For the life of the accountDurante la vida de la cuenta | Deleted within 90 daysEliminado en 90 días |
| Backups (encrypted, rolling)Respaldos (cifrados, rotativos) | 30-day rolling windowVentana rotativa de 30 días | Included in the 90-day deletion cycle; last backup containing your data ages out within 30 days of the final purgeIncluidos en el ciclo de 90 días; el último respaldo con sus datos expira 30 días después de la purga final |
| Security & audit logs (logins, access, admin actions)Bitácoras de seguridad y auditoría (accesos, acciones administrativas) | Up to 12 monthsHasta 12 meses | Anonymized and kept up to 12 months for fraud/securityAnonimizadas y conservadas hasta 12 meses para fraude/seguridad |
| Application error & performance logsBitácoras de errores y rendimiento | Up to 90 daysHasta 90 días | Same — automatically ages outIgual — expira automáticamente |
| Billing and invoicing records (customer side)Registros de facturación (lado del cliente) | For the life of the contractDurante la vigencia del contrato | Retained for the period required by applicable tax / accounting law (typically 5–10 years)Conservados por el plazo exigido por la ley fiscal/contable aplicable (normalmente 5 a 10 años) |
| Support tickets and correspondenceTiquetes y correspondencia de soporte | Up to 24 monthsHasta 24 meses | Deleted or anonymized within 90 daysEliminados o anonimizados en 90 días |
| Marketing-site visits (no personal tracking)Visitas al sitio de marketing (sin rastreo personal) | Up to 90 days of aggregated traffic logsHasta 90 días de bitácoras agregadas | Not applicableNo aplica |
4. What happens if you cancel
4. Qué ocurre si cancela
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Day 0 — Cancellation confirmed
Día 0 — Cancelación confirmada
We suspend billing and mark your workspace as read-only. All data is still accessible to administrators.
Suspendemos la facturación y el workspace queda en modo solo lectura. Los administradores siguen pudiendo acceder a los datos.
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Days 1–30 — Export window
Días 1 a 30 — Ventana de exportación
Administrators can download full data exports (CSV, JSON, and PDF for documents) at any time. We help with bulk exports on request, at no extra cost.
Los administradores pueden descargar exportaciones completas (CSV, JSON y PDF para documentos) en cualquier momento. Ayudamos con exportaciones masivas a solicitud, sin costo adicional.
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Day 31 — Access closed
Día 31 — Se cierra el acceso
User accounts are disabled. Operational data is flagged for permanent deletion.
Las cuentas de usuario se desactivan. Los datos operativos se marcan para eliminación permanente.
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Day 31–90 — Deletion & backup rotation
Día 31 a 90 — Eliminación y rotación de respaldos
Operational data is permanently deleted from production. Backups containing your data age out of the 30-day rolling cycle and are overwritten. By day 90, all operational data is gone from our systems.
Los datos operativos se eliminan permanentemente de producción. Los respaldos que los contenían expiran en el ciclo rotativo de 30 días y se sobrescriben. Al día 90, todos los datos operativos salen de nuestros sistemas.
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After day 90 — Only the legal minimum remains
Después del día 90 — Solo el mínimo legal
We keep anonymized security logs up to 12 months, and the minimum billing / tax records required by law. Nothing else. A written deletion certificate is available on request.
Conservamos bitácoras de seguridad anónimas hasta 12 meses, y los registros mínimos de facturación e impuestos que exija la ley. Nada más. Certificado escrito de eliminación disponible a solicitud.
5. Early deletion requests
5. Solicitudes de eliminación anticipada
A customer administrator can request deletion during the 30-day export window — we will skip the rest of the window and begin the 90-day deletion cycle immediately. Individual residents can request deletion of their personal data at any time; deletion is executed within 30 days unless a legal retention rule requires otherwise (see §6).
Un administrador puede solicitar la eliminación durante la ventana de 30 días; omitimos el resto de la ventana e iniciamos el ciclo de 90 días de inmediato. Los residentes pueden solicitar la eliminación de sus datos personales en cualquier momento; se ejecuta en 30 días salvo que una regla legal de retención exija lo contrario (ver §6).
6. Legal, tax, and regulatory holds
6. Retención legal, fiscal y regulatoria
We may retain specific records beyond the windows above when law or a lawful order requires it — for example, billing records for tax compliance, or records subject to litigation hold. In those cases, data is kept in restricted storage, used only for the required legal purpose, and deleted as soon as the obligation ends.
Podemos retener ciertos registros más allá de los plazos anteriores cuando la ley o una orden legal lo exija — por ejemplo, registros de facturación por cumplimiento fiscal, o registros sujetos a litigio. En esos casos los datos quedan en almacenamiento restringido, se usan solo para el fin legal requerido, y se eliminan apenas finaliza la obligación.
7. Backups
7. Respaldos
Backups are encrypted and kept on a 30-day rolling window (daily backups, oldest overwritten). We do not maintain permanent or long-term archival backups. This means deletion requests take effect fully within 30 days of the operational purge.
Los respaldos están cifrados y se mantienen en una ventana rotativa de 30 días (respaldos diarios, los más antiguos se sobrescriben). No mantenemos respaldos permanentes ni archivos de largo plazo. Las solicitudes de eliminación quedan totalmente efectivas en los 30 días posteriores a la purga operativa.
8. Deletion standard
8. Estándar de eliminación
Deletion means logical deletion in our primary database followed by backup expiration within 30 days. For storage (documents, images, exports), we issue delete calls to the underlying cloud storage, which is bound by contract to render the data unrecoverable. We do not claim NIST 800-88 media sanitization unless explicitly contracted for Enterprise customers with on-premises or dedicated storage.
Eliminación significa borrado lógico en la base primaria seguido de la expiración del respaldo en 30 días. Para almacenamiento (documentos, imágenes, exportaciones), emitimos llamadas de eliminación al proveedor, quien por contrato debe volver los datos irrecuperables. No afirmamos cumplimiento NIST 800-88 de sanitización de medios salvo contrato explícito con clientes Enterprise con almacenamiento on-premise o dedicado.
9. Moving a community to another system
9. Mover una comunidad a otro sistema
You own your data. On request during the export window we can provide a structured export in open formats (CSV, JSON) plus a ZIP of all uploaded documents. Enterprise customers get migration assistance included. No "data hostage" fees, ever.
Usted es dueño de sus datos. A solicitud, durante la ventana de exportación entregamos una exportación estructurada en formatos abiertos (CSV, JSON) junto con un ZIP de todos los documentos cargados. Los clientes Enterprise tienen asistencia de migración incluida. Nunca hay "cobro por rescate de datos".
10. Proof of deletion
10. Constancia de eliminación
On request, we issue a signed deletion certificate identifying (a) the community workspace, (b) the deletion completion date, (c) any records retained under legal obligation and their retention basis. Request via privacy@condomanager.homes.
A solicitud emitimos un certificado de eliminación firmado que identifica (a) el workspace de la comunidad, (b) la fecha de finalización, (c) cualquier registro conservado por obligación legal y su base. Solicítelo en privacy@condomanager.homes.
11. Changes to this policy
11. Cambios a esta política
Material changes to retention windows are announced in the product and by email to customer administrators at least 30 days before they take effect. Shortening a retention window never applies retroactively to data already flagged for deletion.
Los cambios materiales a los plazos se anuncian en el producto y por correo a los administradores al menos 30 días antes de entrar en vigor. Acortar un plazo nunca aplica retroactivamente a datos ya marcados para eliminación.
12. Contact
12. Contacto
Retention and deletion requests: privacy@condomanager.homes.
Solicitudes de retención y eliminación: privacy@condomanager.homes.